「タブレットがないから…」遺失物管理システムの導入を諦めていませんか？
「遺失物管理システム」と聞くと、スタッフがタブレットを持って遺失物の写真を撮り、その場で情報を入力する、といった光景をイメージする方が多いかもしれません。
しかし、温浴施設やレジャー施設、ホテルといった現場では、必ずしもタブレットを自由に使える環境とは限りません。
- 事務所ではPCを使えるが、現場でのタブレット使用は禁止されている
- タブレット端末自体はあるが、他の業務でも使うため、遺失物管理専用にはできない
こうした状況から、「タブレットがないと、システムの導入は難しいのでは？」というご不安の声をよくお聞きします。特に、お客様からのお問い合わせが多い「①画像の登録」と「②受け取り時のサイン」について、どう対応すれば良いのかは気になるポイントです。
今回はこの2つの課題に絞り、PCを中心とした現場での具体的な解決策をご紹介します。
PC＋αで解決！タブレットがなくても遺失物管理を効率化する2つの方法
タブレットがなくても、身近なツールを少し加えるだけで、遺失物管理は格段にスムーズになります。
【解決策①】遺失物の写真は「USBカメラ・書画カメラ」でスムーズに登録
PCで遺失物情報を入力する場合、現物の写真をどうやって登録するかが最初の課題です。
この課題は、PCにUSBカメラや書画カメラを接続するだけで簡単に解決できます。
- USBカメラ：PCのUSBポートに挿すだけでWebカメラのように使えます。机の上に置いた遺失物を手軽に撮影できます。
- 書画カメラ：書類や小物を真上から綺麗に撮影できるカメラです。アクセサリーなどの細かい特徴もしっかり記録したい場合に最適です。
これらのカメラを使えば、PCの管理画面を開きながら、手元にある遺失物を撮影し、そのまま画像として添付できます。わざわざデジタルカメラで撮影してPCに取り込むといった手間もかかりません。
【解決策②】返却時のサインは「紙への署名＋カメラ撮影」でシステム上で記録管理
遺失物をお客様に返却する際には、受け取った証拠としてサインをいただく必要があります。
タブレットがあれば電子サインが便利ですが、PC運用の場合は、従来の「紙帳票へのサイン」と「カメラでの撮影」を組み合わせる方法がおすすめです。
紙のサインをデータとして記録する3つのステップ
- お客様には、これまで通り紙の受領書や帳票にサインをいただきます。
- サイン済みの帳票を、先ほど紹介したUSBカメラや書画カメラで撮影します。
- 撮影した画像データを、システムの返却記録に添付して完了です。
この方法なら、お客様に新しい操作をお願いする必要がなく、受け渡し業務の流れを大きく変えずにサインを電子データとして記録・保管できます。
まとめ：工夫次第で大丈夫！PC中心の現場でも遺失物管理は効率化できる
今回は、タブレットが使えない環境で遺失物管理システムを運用するための具体的な方法をご紹介しました。
- 遺失物の写真登録は、USBカメラや書画カメラで解決
- 返却時のサインは、紙帳票をカメラで撮影してデータ化
このように、今あるPC環境と身近なツールを組み合わせることで、システムの導入・運用は十分に可能です。「うちはタブレットがないから」と諦める前に、ぜひPCを活用した効率化をご検討ください。