忘れ物管理を手書きの台帳からクラウドへ。
スタッフの負担も、お客様の待ち時間もグッと短縮。

箱根小涌園ユネッサン様（神奈川県）

導入サービス：遺失物管理システム

お客様の課題

自然豊かな箱根に立地し、ワイン風呂やコーヒー風呂などユニークな体験ができる温泉アミューズメントとして多くの利用客を魅了する箱根小涌園ユネッサン。

HOKURYO CONNECTの遺失物管理システムを活用し、施設運営のさらなる効率化とサービス向上を実現しています

―繁忙期には1日100件をこえる忘れ物が発生。紙台帳での管理に限界を感じ、導入を検討。

これまでは忘れ物を紙の台帳で管理していたのですが、スタッフそれぞれが忘れ物の特徴を絵で記録していたため、記録した当人以外は情報を判別しにくく、問合せがあったときの照合作業に時間がかかっていました。また当施設では忘れ物の件数も多く、夏休み期間などの繁忙期には、プールや温泉での忘れ物が1日100件をこえることもあります。そのため、日中の業務を終えた後、紙の伝票に記入するためだけに30分程残業することも多々あり、紙での管理に限界を感じていました。そんなときに遺失物管理システムを紹介してもらい、トライアルを経て導入を決定しました。

―システム導入以前は、具体的にどのような課題があったのでしょうか。

忘れ物は、フロント・プール・お風呂など複数の拠点で保管していたため、場合によっては、お客様がフロントに問合せをされた際も、別の拠点を渡り歩いて現物を確認する必要がありました。また、特にプールでは水着やゴーグルなど似たような落とし物が多く、他のスタッフが描いた絵やメモを参考に、複数枚あるページから特徴が似ている物を探していましたが、判別に時間がかかりお客様をお待たせすることが頻繁にありました。特に忙しい時は、他のスタッフが台帳を確認している間は待機せざるを得ず、1冊の台帳をスタッフ間で取り合っているような状態だったと思います。

従来運用していた紙の帳票。特徴をイラストで表現していた

ホクリョーリード/北菱電興からの
提案と解決

決め手は「写真での管理」と「連続登録」ができること

―当社のサービスを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

決め手の一つとしては、忘れ物の情報を「写真」で管理できるところが大きかったと思います。これまではお客様の説明に近い絵や特徴を台帳から探し出すのにかなりの時間を要していましたが、写真であれば客観的な情報となり、問い合わせの照合精度が向上すると思いました。また、プールや温泉など、同じ場所で複数の忘れ物を発見することも多く、その情報を一つ一つ伝票に書き起こしていたので、それらをまとめて「連続登録」できるのも魅力に感じました。

―当社担当者の対応はいかがでしたか。

導入前にトライアルをしたのですが、お願いしてから短期間で導入できたのがとても良かったと思います。トライアルした際に、他社サービスではできない「細かな設定」ができたので、実際に導入したときのイメージが湧きやすかったです。一番知識があるスタッフが設定をして現場に落とし込むことでスムーズに導入が進められたので、現場のスタッフに試してもらったときも特に混乱はありませんでした。

業務効率化により、お客様とスタッフ両方の負担を軽減

―システム導入後の現場の変化や効果について教えてください。

従業員の負担軽減はもちろん、お客様をお待たせする時間が大幅に減ったと実感しています。特に、問い合わせがあったときの対応の手間が二手三手減っているのが目に見えて分かります。以前は、お客様の説明に近い絵や特徴を台帳から探し出し、現物を探しに行って、似ている物を複数集めて再度お客様に確認いただく、といった手順を踏んでおり、電話でのお問合せの場合は折り返し連絡をしていましたが、今はシステム上で一元管理ができているため、問い合わせに対してすぐに情報を検索し、その場でお答えすることができています。

システム導入により、画像による特徴の登録・照合作業が可能に

―今後貴社で取り組みたいことや当社への要望などがありましたらお聞かせください。

海外のお客様も増えていますので、当施設としては、お客様により楽しく快適に過ごしていただけるように取り組んでいきたいと考えています。遺失物管理システムについてはさらなるアップデートに期待しています。忘れ物をしたときにウェブサイトから問合せをすると、AIが自動回答してくれるなんてことが実現されるといいですね。